外国人スタッフの社宅の光熱費管理——電気・ガス・水道の名義・支払い・会社負担か個人負担かを整理

外国人スタッフの社宅を法人名義で借り上げる際に、意外と決まっていないのが「電気・ガス・水道の名義と支払い方法」です。会社負担にするか個人負担にするか、名義は会社か本人か、スタッフが入れ替わるたびに手続きが必要か——こうした疑問を整理しないまま運用していると、後から請求トラブルや手続きの抜け漏れが生じます。この記事では社宅の光熱費管理の実務を整理します。

社宅の光熱費契約の名義には「会社名義」と「スタッフ個人名義」の2つの選択肢があります。それぞれにメリット・デメリットがあります。

法人名義の社宅では会社名義での光熱費契約が管理しやすくトラブルが少ないです。来日直後のスタッフが電力会社・ガス会社に日本語で電話して契約するのはハードルが高く、失敗すると入居当日からガスが使えないという事態が起きます。不動産のイブキでは入居前のライフライン開通手配（名義は会社または担当者）を代行しているため、当日から生活できる状態での鍵渡しが可能です。

光熱費を会社が全額負担する場合、その費用はスタッフへの「経済的利益の供与」として給与課税の対象になる可能性があります。家賃の場合と同様、一定額以上を会社が負担すると給与として扱われます。

実務的に最もシンプルなのは「光熱費はスタッフ負担とし、給与から差し引く」方法です。ただし給与天引きには就業規則への明記とスタッフの書面同意が必要で、天引き後の手取りが最低賃金を下回らないことが条件です。

もう一つの方法として「光熱費の上限額を社宅費に含めて設定し、超過分はスタッフ負担とする」というルールを社宅規程に定める方法があります。たとえば「電気・ガス・水道の合計が月15,000円以内は会社負担、超過分はスタッフ負担」というルールです。これにより節約のインセンティブをスタッフに持たせることができます。

外国人スタッフの社宅で光熱費が高くなりやすい原因として、冷暖房の使い方・シャワーを長時間使う習慣・洗濯の頻度等が挙げられます。「光熱費が高い」という問題はどの企業でも起きますが、スタッフが日本の水道光熱費の単価を知らないまま生活していることが原因のことが多いです。

入居時のオリエンテーションで「電気・ガス・水道の節約のお願い」を多言語で伝えることが最初の対策です。エアコンは設定温度を28℃（夏）または20℃（冬）程度にすること、シャワーは10〜15分を目安にすること、洗濯はまとめてすること等、具体的な数字と行動で伝えると効果的です。

上限を超えた場合の対処については、社宅規程で「月○○円超過分はスタッフ負担とし、翌月の給与から控除する」と定めておくことが後のトラブルを防ぎます。控除の際はスタッフへの事前説明と書面確認が必要です。

スタッフが退去・帰国する際に光熱費の手続きを忘れると、退去後も請求が続きます。退去時のチェックリストに「電気・ガス・水道の停止または名義変更」を必ず入れてください。

会社名義の場合は担当者が電力会社・ガス会社・水道局に連絡して「退去日に停止」または「次の入居者に切り替える」を手配します。次のスタッフがすぐに入居する場合は停止せずに名義変更または継続の形にすることで、開栓手数料・工事費を節約できます。

ガスは開栓に立会いが必要なため、退去日と次の入居日の間が空く場合は特に注意が必要です。次の入居者が来日する日程が決まったら、それに合わせてガスの開栓予約を早めに入れてください。不動産のイブキでは退去・入居のスケジュールに合わせたライフライン切り替えの手配サポートも行っています。