「採用が決まった。来日まで何をどの順番で準備すればいい？全体像を把握したい」
「住居の手配はいつ始めればいい？ギリギリになって焦りたくない」
「来日当日までに何が揃っていればスタッフに不安なく生活を始めてもらえる？」
特定技能スタッフの採用が決まってから来日・入居まで、担当者がやるべきことは思った以上に多くあります。在留資格の申請・住居の確保・生活サポートの準備——これらが並行して動くため、段取りを事前に把握していないと抜け漏れや遅延が生じます。
この記事では「採用決定」から「入居初日」まで、担当者が動くべきことを時系列で整理します。社宅探し 外国籍の依頼タイミング・住居準備の優先順位・来日当日の受け入れ体制まで、実務的な流れをまとめました。
📋 この記事の内容
- 全体のスケジュール感——採用決定から入居まで何ヶ月かかるか
- 採用決定直後（来日の2〜4ヶ月前）にやること
- 来日の1〜2ヶ月前にやること
- 来日の2週間前〜直前にやること
- 来日当日・入居初日にやること
- 入居後1週間以内にやること
- よくある失敗パターンと対策
特定技能スタッフの採用決定から来日まで、在留資格認定証明書（COE）の申請・発行に最低でも1〜3ヶ月かかります。さらに本国でのビザ申請・航空券の手配等を合わせると、採用決定から来日まで合計3〜6ヶ月が一般的な目安です。
住居の手配は来日の6〜8週間前に開始することが理想です。審査・契約・ライフライン開通まで2〜4週間かかるため、「来日1ヶ月前から動き始める」と余裕があります。不動産のイブキへは「来日予定日・職場の住所・人数・在留資格」をお知らせいただければ翌日に物件リストをお送りします。
| 時期 | 主なやること |
|---|---|
| 採用決定直後（来日4ヶ月前） | 在留資格認定証明書（COE）の申請・支援計画の作成・登録支援機関との連携確認 |
| 来日2〜3ヶ月前 | 住居の手配開始（不動産のイブキへ相談）・宿舎基準の確認 |
| 来日1ヶ月前 | 契約・初期費用振込・ライフライン開通手配・生活用品の準備 |
| 来日2週間前 | スタッフへの住所通知・空港からの送迎手配・入居オリエンテーションの準備 |
| 来日当日 | 空港出迎え・入居・設備説明・生活ルール書類の配布 |
| 入居後1週間以内 | 転入届・在留カード住所記載・銀行口座開設の案内 |
在留資格認定証明書（COE）の申請
特定技能の場合、入管への申請から発行まで通常1〜3ヶ月かかります。採用決定後すぐに行政書士・登録支援機関と連携して申請を開始してください。書類の不備があると差し戻しになり、来日が遅れます。
⚠️ COEの発行が最も時間がかかる手続き。最優先で動く支援計画の作成・確認
特定技能の1号特定技能外国人支援計画を作成します。住居確保支援・日本語学習機会の提供・生活オリエンテーション等が必須支援として含まれます。登録支援機関に委託している場合も、住居の実際の手配を誰が担うかを明確にしてください。
✅ 登録支援機関の担当範囲を書面で確認しておく住居の条件を整理する
「何名・いつ・どのエリアに住まわせるか」を決めます。職場への通勤手段・宿舎基準（7.5㎡/人）・予算・礼金なし希望等の条件を整理した上で不動産のイブキへ相談することで、翌日に物件リストが届きます。
物件を選んで申し込む
不動産のイブキから提案された物件の中から、エリア・間取り・家賃のバランスで選択します。外国籍OK・宿舎基準確認済みの物件から選ぶため、審査での断られリスクがほぼありません。法人名義での審査代行を依頼します。
審査通過・契約書署名・初期費用振込
審査完了後に賃貸借契約書への署名・捺印（法人代表者）・初期費用（敷金・火災保険料等）の振込を行います。礼金なし・仲介手数料なし物件であれば初期費用は最小限に抑えられます。
✅ 礼金なしで初期費用を最小化ライフライン開通手配
電気・ガス・水道の開通手配を行います。不動産のイブキでは開通手配も代行しています。ガスの開栓には立会いが必要なため、入居日に担当者が立ち会うか、ガス会社との日程調整を来日日に合わせて行います。
生活用品の準備
布団・タオル・食器等の最低限の生活用品を事前に用意するか、入居後すぐに近くの店で購入できるよう案内できる状態にしておきます。初日から生活できる状態で鍵を渡すことがスタッフへの最初の「歓迎」になります。
スタッフへの住所・入居情報の通知
本国にいるスタッフへ「来日後の住所・入居日・担当者の連絡先」を事前に共有してください。住所が事前にわかると、スタッフも心理的に安心して来日できます。
空港からの送迎手配
来日当日に空港まで出迎えに行くか、空港から住居までの交通手段（電車・バス・タクシーの乗り方）を多言語でメモにまとめて事前に送ります。来日直後に一人で移動させることは、言語の不安・荷物の多さ・疲労を考えると負担が大きいです。可能であれば担当者が空港に迎えに行くことを強くおすすめします。
✅ 担当者の出迎えが最初の信頼構築になる入居オリエンテーション資料の準備
多言語の生活ルール書類（ゴミの出し方・騒音・緊急連絡先）・医療情報カード（救急番号・病院・担当者連絡先）・近隣マップ・銀行口座開設ガイドを準備します。不動産のイブキでは生活ルール書類のサポートも行っています。
空港出迎え・住居への移動
担当者が空港またはバス停・駅に出迎え、住居まで案内します。長時間のフライト後で疲弊しているスタッフに、顔を知っている担当者が迎えに来てくれることは大きな安心感をもたらします。
住居の設備説明
エアコン・給湯器・洗濯機・ガスコンロの使い方を実際に操作しながら説明します。ガスの開栓立会いがある場合は担当者も同席します。所要時間は30〜45分程度です。
生活ルール書類の読み合わせ・医療情報カードの配布
ゴミの出し方・騒音ルール・緊急時の連絡先を一緒に確認します。医療情報カード（救急番号・担当者連絡先・病院・保険証番号）を渡し、冷蔵庫または玄関に貼るよう伝えます。プリペイドSIMカードをあらかじめ購入して渡しておくと、当日から連絡が取れる状態になります。
✅ プリペイドSIMを入居当日に渡す転入届の提出（14日以内・法定義務）
入居後14日以内に区役所で転入届を提出し、在留カードの裏面に住所を記載してもらいます。担当者が同行するか、役所への行き方・手続き方法を書いたメモを渡してください。
⚠️ 14日以内の転入届は法律上の義務。最優先で対応銀行口座開設の案内
転入届提出後に在留カードの住所が記載されてから、ゆうちょ銀行等での口座開設手続きに案内します。給与振込先として使う口座を早急に確保するために、入居後1週間以内に動き始めることが理想です。
健康保険証の交付確認
社会保険の加入手続きが完了し、健康保険証がスタッフの手元に届いているか確認してください。届くまでの間は「健康保険資格確認書」で受診できることを伝えます。
| 失敗パターン | 対策 |
|---|---|
| COEの申請が遅れて来日が延期になった | 採用決定後すぐに行政書士・登録支援機関と連携して申請開始。COEが最も時間がかかることを念頭に置く |
| 住居の手配を後回しにして来日直前に焦った | 来日の2ヶ月前に不動産のイブキへ相談開始。物件確保〜鍵渡しまで最短5日で対応できるが、余裕を持つのが鉄則 |
| ライフライン開通が入居日に間に合わなかった（特にガス） | ガスの開栓立会いは予約が必要。入居日の2週間前には手配する |
| 転入届を忘れて在留更新に影響した | 入居翌日から担当者がリマインド。可能であれば担当者が一緒に役所へ行く |
| 生活ルールを伝えていなかったためゴミ問題が発生 | 入居当日に多言語の生活ルール書類を読み合わせる。ゴミ収集日をカレンダーに書いて渡す |
🏠 社宅探し 外国籍——採用決定の時点からご相談ください
「採用が決まった・来日は○ヶ月後・○名・職場の住所は○○」
この情報をいただければ翌日に外国籍OK・宿舎基準確認済み・礼金なし物件リストをお送りします。
全国対応・最短5日・ポルトガル語・スペイン語対応・相談無料。
不動産のイブキ｜伊吹株式会社 国土交通大臣(1)第10691号
名古屋市西区庄内通3丁目9-4 年中無休・10:00〜19:00
📌 まとめ
特定技能スタッフの採用決定から来日・入居まで、COEの申請（最優先・1〜3ヶ月）と住居の手配（来日2ヶ月前が理想）を並行して進めることが鍵です。住居は来日の6〜8週間前に不動産のイブキへ相談を開始し、来日日に合わせてライフライン開通・生活用品準備・入居オリエンテーション資料を整えてください。来日当日の空港出迎え・設備説明・生活ルール書類の読み合わせは定着率を大きく左右します。入居後14日以内の転入届は法律上の義務であり最優先対応が必要です。
