外国人スタッフが帰国・退職するとき社宅はどうする？退去手続き・残置物・敷金精算の注意点を担当者向けに解説

転出届の提出。帰国の場合は役所で「転出届（国外転出）」を提出する必要があります。担当者が一緒に役所に行くか、手続きの手順を書いたメモを渡してください。転出届を出さずに帰国すると、住民税の未払い問題が後から発生することがあります。

外国人スタッフの社宅退去で最も多いトラブルのひとつが「帰国後に大量の荷物が残っていた」という状況です。法律上、室内に残された荷物は「残置物」として扱われ、勝手に処分することはできません。

残置物を処分するには、原則として本人（または相続人）の同意が必要です。連絡が取れない場合は法的手続き（明渡し訴訟等）が必要になりますが、現実的には費用・時間がかかりすぎます。

この問題を防ぐ最善策は「帰国前に担当者立会いで荷物の処分を完了させること」です。退去立会い当日に室内が空であることを確認してから鍵を受け取ることが鉄則です。

就業規則・社宅規程に「退去日までに室内の荷物をすべて持ち出す義務・残置物が生じた場合の処理費用はスタッフ負担とする」と明記しておくことで、事前の説明と後日の費用回収の根拠になります。

退去時に問題になるのが「原状回復費用をどこまでスタッフ（または会社）が負担するか」という問題です。国土交通省のガイドラインでは、原状回復費用の負担について以下の原則が定められています。

貸主（大家・管理会社）が負担するもの。経年劣化（時間の経過によって自然に発生する傷み）・通常損耗（普通の生活を送る上でつく汚れ・傷）は貸主の負担です。具体的には、日焼けによるフローリングの変色・画鋲程度の小さな穴・エアコン等設備の故障（消耗品を除く）等は原則として借主の負担にはなりません。

借主（スタッフ・会社）が負担するもの。借主の故意・過失・注意義務違反によって生じた損傷は借主負担です。具体的には、タバコのヤニや焦げ跡・ペットによる傷・落書き・大きな穴・水回りのカビ（換気不十分による）等です。

退去後、管理会社から敷金精算書（または退去費用明細）が届きます。敷金から原状回復費用が差し引かれ、残額が返還されます。差し引きがマイナス（原状回復費用が敷金を超える）の場合は追加請求になります。

精算書を受け取ったら、まず請求内容が「通常損耗の範囲内」かどうかを確認してください。国土交通省のガイドラインに照らして不当な請求がある場合は、書面で異議を申し立てることができます。「とりあえず言われた通りに支払う」という対応は避け、請求内容を一項目ずつ確認することが重要です。

法人名義の場合、敷金は会社に返還されます。スタッフの故意・過失による損傷分を就業規則の規定に基づいてスタッフ（または退職後の連絡先）に請求することは可能ですが、帰国後のスタッフへの費用回収は現実的に難しいことが多いです。入居期間中に損傷を発見したら早めに指摘・修繕することが、退去時のトラブルを減らす最善策です。

帰国したスタッフの退去後、同じ物件に次のスタッフを入居させる場合は、退去日と入居日のすり合わせが重要です。退去立会い・クリーニング・管理会社の確認作業に最低でも1〜2週間かかることが多く、退去日のすぐ翌日に新しいスタッフが入居できるわけではありません。

次のスタッフの来日時期が決まっている場合は、退去日・クリーニング期間・入居日をあらかじめ逆算してスケジュールを組んでください。不動産のイブキでは退去後の物件クリーニングの手配についても管理会社への橋渡しを行っています。

同一物件ではなく新しい物件に切り替える場合は、不動産のイブキへ「次のスタッフの来日に向けて物件を探したい」とご連絡ください。前の退去日と次の入居希望日を踏まえた物件提案が可能です。