企業が社員のために安価な家賃で用意してくれる住居が「社宅」です。
ただし利用者が増えると、企業にとって「社宅管理」は悩みのタネになることがあります。
なぜならやることが多く、複雑だからです。
そこでおすすめするのが「社宅代行」です。
では、社宅代行とは一体どんなものでしょうか。
今回は、社宅代行とは何か・社宅代行を基礎から徹底解説について、どこよりもわかりやすくご紹介します。
社宅代行とは何か？
社宅代行とは、企業が自社内でおこなっている「社宅の管理業務」を外部業者に委託することです。
具体的には、社宅に関する業務のすべて、または一部を「社宅代行会社」に任せることです。
また社宅代行のことを「社宅代行サービス」といいます。
委託とは企業が社内の業務を外部の業者に報酬を払って任せることをいいます。
社宅代行会社とは何か？
社宅代行会社とは、企業に代わって社宅に関する業務を請け負ってくれる会社のことです。
企業は社宅代行会社を活用することで社宅管理の煩わしさから解放されることができます。
一般的に社宅代行会社は次の2つの方式のいずれかで営業しています。
❶代行方式
代行方式とは、社宅代行会社が企業に代わって社宅の管理を代行する方式のことです。
簡単にいうと、社宅代行会社が企業と貸主の間に入り、代理人として社宅の管理業務を行うことです。
別名「代理人方式」といいます。
〇代行方式の特徴
代行方式の特徴は次の2点です。
1⃣企業と（住宅の）貸主に「賃貸借契約」を結んでもらう（契約の当事者は企業と貸主）
2⃣社宅代行会社が企業に代わって物件情報の提供・契約・家賃の支払いなどの業務を代行しておこなう
賃貸借契約とは、借主側が貸主側に「賃料を支払うことを約束する」契約のことです。
❷転貸方式
転貸方式とは、住宅代行会社が一旦賃貸物件の借主になって、企業に「又貸し（またがし）」をする方式のことです。
転貸方式の読み方は「てんたいほうしき」と読みます。
又貸しとは、自分が借りたものを別の誰かに貸すことをいいます。
〇転貸方式の特徴
1⃣住宅代行会社と（住宅の）貸主が直接賃貸借契約を結ぶ
2⃣契約完了後、住宅代行会社が物件を企業に又貸しをする
社宅代行の業務内容
社宅代行は通常どんな業務をおこなっているのでしょうか。
こちらでは一般的な社宅代行会社が行う業務内容についてご紹介します。
❶依頼先企業へのヒアリング
依頼先企業へのヒアリングとは、企業が考えている社宅に関するニーズ、細かな要件などを伝えてもらうことです。
ヒアリング後、ポイントを洗い出し、リストアップします。
依頼先企業へのヒアリングのポイントは次の通りです。
1⃣従業員の属性
年齢層、家族構成、単身者か家族世帯かなど
2⃣立地に関する希望
駅からのアクセス、周辺環境、治安など
3⃣物件に関する条件
部屋の広さ、間取り、設備、家賃の上限など
4⃣その他の要望
ペットの可否、駐車場の有無、セキュリティなど
❷物件の選定
物件の選定とは、依頼先企業からのヒアリングをもとにいくつかの候補の中から最適な物件を選び出すことです。
物件の選定のポイントは次の通りです。
1⃣立地に関する評価
会社からの通勤時間、商業施設の充実度、治安の良さ
2⃣賃料に関する評価
企業が想定している予算の範囲内か、周辺地域の相場と比較し適正であるか
3⃣物件に関する評価
築年数、間取り、設備
4⃣その他の条件に関する評価
ペットの可否、駐車場の有無、セキュリティ
❸物件の提案
物件の提案とは依頼先企業に最適な物件をおすすめすることです。
物件の提案のポイントは次の通りです。
1⃣物件の魅力を分かりやすく説明し、企業の社宅ニーズに合致していることをアピールする
2⃣企業からの質問に的確に答え、疑問点を解消する
3⃣賃料や契約条件の交渉を行う
4⃣契約書類をチェックしてもらう
5⃣契約時の初期費用（初月家賃、敷金、礼金、仲介手数料など）を支払ってもらう
❹契約の締結
契約の締結とは、企業と社宅代行会社と物件の管理に関して契約を結ぶことです。
契約の締結の内容は次の通りです。
1⃣サービスの内容
手続き全般、家賃の管理、修繕、原状回復、具体的にどんなことをしてくれるのかなど
2⃣契約期間
社宅代行サービスの開始と終了の期間など
3⃣費用
年額・月額、初期費用、オプション費用など
4⃣責任の範囲
トラブルが発生した場合に社宅代行会社が負うべき責任の範囲など
5⃣解約条件
解約をする場合の条件、違約金など
❺物件の管理業務
物件の管理業務とは、社員が物件に入居後の通常管理業務の全般を代行することです。
物件の管理業務の内容は次の通りです。
1⃣家賃に関する管理
入居者からの集金、貸主への支払い
2⃣物件に関する管理
水漏れ、電気トラブル、インターネットトラブル、設備故障
3⃣定期点検に関する管理
物件の共用部の清掃、修繕、劣化部品の取り換え（物件によって契約は異なる）
❻物件の更新業務
物件の更新業務とは、入居者の物件の契約更新に関する業務全般を代行することです。
物件の更新業務の内容は次の通りです。
1⃣更新条件の精査
最新の更新の条件にアップデートされているかの確認など
2⃣更新契約書の作成・送付
更新条件の書類を作成し、入居者に送付することなど
3⃣更新料の集金
更新料が発生する場合には入居者から集金することなど
4⃣更新スケジュールの進行管理
更新が確定した場合にはスケジュールが滞りなくおこなわれるように管理することなど
❼物件の解約業務
物件の解約業務とは、物件の解約に関する業務全般を代行することです。
物件の解約業務の内容は次の通りです。
1⃣解約申し込みの受付
入居者から退去の申し出を受け付けることなど
2⃣貸主に対する解約通知
物件の貸主に対して物件の契約の解約を伝えることなど
3⃣入居者からのカギの返却
入居者の引っ越し後、カギを返してもらうことなど
4⃣原状回復工事の手配
物件の内部に入り原状回復が必要な場所の確認をして業者に工事を手配することなど
5⃣敷金などの精算
原状回復工事完了後、敷金を精算することなど
❽帳票の作成
帳票の作成とは、税務署に提出する書類の作成を代行することです。
帳票の作成の内容は次の通りです。
1⃣入居者台帳の作成
入居者の氏名、住所、連絡先、入居日、退去日などを記録するなど
2⃣家賃の収支表の作成
家賃収入と支出（貸主・修理費の支払い）を記録するなど
社宅代行を利用するメリット
企業が社宅代行を利用することでどんなメリットがあるのでしょうか。
こちらでは企業が社宅代行を利用する3つのメリットについてご紹介します。
❶社宅管理業務の削減
1つ目のメリットは社宅管理業務の削減です。
社宅管理業務は扱う物件数が少ないうちは自社内で片手間でやることができます。
扱う物件数が多くなり、規模が拡大すると片手間ではできません。
担当部署、人員が必要になり、資格や知識をもった人材の獲得も必要です。
現在の人員では手が足りなくなります。
ところが社宅代行を利用すると、社宅管理業務をすべて任せることが可能です。
担当部署、人員が一切不要になり、企業は他の業務に人員を投入することができます。
❷社宅管理コストの削減
2つ目のメリットは社宅管理コストの削減です。
自社で社宅管理をすると、人だけでなくさまざまなコストがかかります。
1⃣知識がないことで物件を高く借りてしまっていたり
2⃣原状回復工事を甘く見積もっていたことから思った以上にコストがかかったり
3⃣管理担当者が入れ替わるたびに、新人の教育コストがかかったり
4⃣入居者に何か動きがあるたびにお金がかかったり
入退去者が1〜2人程度ならばそれほどコストはかかりませんが、入退去者が増えれば増えるほど比例してコストがかかってきます。
ところが社宅代行を利用すると、入退去者が少なくても多くても一括で管理してくれます。
そのため自社で担当者を置くよりも結果的にコストを安くすることが可能です。
❸契約に関するリスクを抑えられる
3つ目のメリットは契約に関するリスクを抑えられることです。
自社で社宅管理をすると、物件の貸主との契約が発生します。
一般的に契約は物件ごとに異なります。
物件数が増えると物件の契約に詳しい専門家を配置して、トラブルが起こらないように常に監視・管理しなければなりません。
もし管理担当者が物件の契約に関して素人だと、事故が起こった時などはやっかいなことになります。
結局は弁護士などを間に入れるため高くつくかもしれません。
ところが社宅代行を利用すると、物件の貸主との契約に精通していることから、トラブルの芽を先行して回避してくれます。
結果、企業はムダな出費を払わなくて済みます。
社宅代行を利用するデメリット
企業が社宅代行を利用することでどんなデメリットがあるのでしょうか。
こちらでは企業が社宅代行を利用するデメリットについてご紹介します。
❶社宅管理委託費用がかかる
1つ目のデメリットは社宅管理委託費用がかかることです。
社宅代行サービスを利用する時には、自社で社宅管理をやった方が良いのか、社宅代行会社を利用した方が良いのかを判断する必要があります。
その上で社宅代行サービスを利用した方が安く済む時には利用することをおすすめします。
社宅代行サービスを利用する時には社宅代行会社の特徴、サービス内容、費用などを複数社で比較して利用されることをおすすめします。
❷個人情報の漏えいリスク
2つ目のデメリットは個人情報の漏えいリスクがあることです。
社宅代行会社は外部の会社です。
社宅代行サービスを利用する契約の時には企業情報や社員の個人情報を渡さなくてはなりません。
個人情報には社員の氏名、住所、家族構成、収入などがあります。
もし社員の個人情報が管理が甘い社宅代行会社に渡ると、社宅の入居者宛てにセールスがやってきます。
またリストが犯罪系のグループに渡ると詐欺・窃盗・強盗などのリスクが発生します。
❸社内に社宅管理に関するノウハウが蓄積できない
3つ目のデメリットは社内に社宅管理に関するノウハウが蓄積できないことです。
社宅代行を利用し続けると、社内では社宅管理に関するノウハウは一切蓄積できなくなります。
やがては社宅管理能力がなくなるかもしれません。
そうなると社宅管理はブラックボックスになり、社宅管理業務の良し悪しの判断ができず、
結果社宅代行会社の言いなりになってしまう可能性があります。
まとめ
今回は、社宅代行とは何か・社宅代行を基礎から徹底解説についてご紹介しました。
社宅制度は社員の住宅問題を解決できる有効な制度です。
もし現在、法人のお部屋探しや社宅管理にお悩みの企業があれば
ぜひ「岡本住設」に問い合わせてください。
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