ベトナム人技能実習生の住居支援

本記事は、ベトナム人技能実習生を雇用する企業・監理団体・登録支援機関のご担当者に向けて、住居支援を円滑に行うための法律知識と実務フローを体系的に解説するガイドです。

「実習生の寮は何㎡必要？」「家賃はいくらまで控除できる？」「役所への届出は誰が行う？」など、検索上位サイトで触れられている疑問を網羅しつつ、現場で頻発するトラブルと解決策も具体例付きで紹介します。

読み終わるころには、自社が今日から取るべきステップを明確にイメージできるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

ベトナム人技能実習生の住居支援の基本と法律・ルールを解説

ベトナム人技能実習生を含む外国人実習生の住居支援は、労働基準法・入管法・技能実習法の3本柱で義務が定められています。
特に技能実習法第15条では、受入れ企業（実習実施者）が「適切な住居の確保」を図る責任を負うと明記され、違反すると改善命令や受入れ停止といった行政処分のリスクがあります。

さらに、2023年改正の住宅確保要配慮者法により、自治体も外国人実習生を居住支援法人の対象として認定できるようになり、官民連携によるサポート体制が強化されています。

本章では、これらの法律条文と運用通知を整理し、実務上どの場面で何を提出・説明しなければならないのかを詳しく解説します。

在留資格1号〜特定技能まで：義務的支援要件を整理

技能実習1号・2号・3号および特定技能1号で求められる住居支援は、根拠法と提出書類が微妙に異なります。
技能実習の場合、監理団体からJITCOへ提出する『技能実習計画認定申請書』に住居確保方法を明記し、寮の図面や賃貸契約書コピーを添付することが必須です。

一方、特定技能1号では『支援計画書』に家賃・場所・家具家電の有無を記載し、出入国在留管理庁へオンライン提出します。
どちらも「本人負担が過度でないか」を審査される点は共通で、家賃が手取りの25％を超えない水準が事実上の目安となっています。

区分	提出先	必要書類	家賃負担基準
技能実習1〜3号	監理団体→JITCO	住居図面・賃貸契約書	手取り25％以下
特定技能1号	受入れ企業→入管庁	支援計画書	同上

 

会社が技能実習生寮・社宅を用意する必要性と利益

法律上は「適切な住居の提供」が義務ですが、実際には会社が寮や社宅を準備する方がメリットが大きいのが現状です。
まず、自治体に提出する『外国人住民異動届』や燃料費の共同購買など、生活インフラをまとめて管理できるためコストと手間を圧縮できます。

加えて、通勤時間の短縮により残業前の休憩時間を確保しやすく、生産性向上にも寄与します。
寮を自社所有とした場合、減価償却や固定資産税の優遇措置を活用できる点も見逃せません。

一方で建設コストや修繕負担が発生するため、賃貸借上乗せ方式との比較検討が不可欠です。

• 勤怠管理がしやすく遅刻・欠勤リスクを低減
• 地域住民との摩擦を企業が直接フォローできる
• 空室時は新卒社員寮として転用可能
  
  

自治体への住所登録・届出手続きと注意点

実習生が入国後14日以内に行う『転入届』は、原則本人同行のうえ企業担当者が補助し、市区町村の外国人窓口で受理してもらいます。

その際、有効な在留カードとパスポート、住居賃貸契約書のコピーを提示しなければならないため、契約締結が遅れると法定期限を超過する恐れがあります。

また、住民票登録名はローマ字表記＋フリガナが推奨されており、漢字変換ミスによる社会保険手続きの再提出事例が多発しています。
さらに、技能実習3号へ移行する際には再度『転出・転入届』が必要になるケースがあり、現場では見落とされがちです。

居室の広さ・設備など基準を満たす条件とは

技能実習制度の運用要領では、寝室は「1人あたり4.5㎡以上」「実習生4人以内の相部屋」が最低基準とされています。
加えて、男女別の入浴設備・トイレを確保し、寝具・照明・暖房を備えることが義務付けられています。

消防法の基準である「自動火災報知設備」「非常口誘導灯」なども監査対象となり、違反すると最悪の場合受入れ停止期間が3年に及ぶこともあります。

なお、特定技能1号の場合は監理団体が介在しないため入管庁の実地調査となり、写真添付だけでなく360度カメラ映像提出を求められる事例も増加しています。

最新動向を踏まえ、下記チェックリストで自社寮を自己点検しましょう。

• 寝室面積4.5㎡／人をクリアしているか
• 二段ベッドの上段と天井の距離は80cm以上あるか
• 調理室に換気扇と二口コンロが設置されているか
• トイレットペーパー・ゴミ袋など消耗品の補充ルールを決めているか
• 防火設備点検記録を年2回保存しているか
  
  

住居タイプ別に見る確保方法と条件比較（寮・賃貸物件・社宅）

住居を確保する方法は大きく「自社寮」「借上げ賃貸」「社宅転用」の3つに分類されます。
それぞれ初期費用・管理手間・法的リスクが異なるため、実習人数や事業計画に合わせて最適解を選定することが重要です。

以下の表では、検索上位サイトで紹介されている指標に加え、実務担当者が特に気にするべきチェックポイントを横断的に比較しました。

項目	自社寮	借上げ賃貸	社宅転用
初期投資	建設費300〜600万円/人	敷礼2〜4ヶ月分	改装費50〜120万円/室
維持管理	自社で点検・修繕	オーナー負担が中心	管理会社委託も可
柔軟性	▼空室リスク大	▲契約更新次第	◎増員時にも対応しやすい
監査対応	写真・図面を自社準備	契約書添付で可	社宅規程と図面の提出

 

自社で寮を所有・建設する場合の要件と準備フロー

自社敷地内に寮を新築・改築する場合、建築確認→消防署協議→労基署報告という3段階の行政手続きが必要です。
設計段階で「寝室4.5㎡/人」「浴室・トイレ男女別」「自動火災報知設備」を盛り込まなければ、後付けで改修コストが跳ね上がります。

また、建設予定地が準工業地域に位置する場合、用途制限で共同住宅が不可と判定される事例があるため都市計画法の事前調査が不可欠です。

完成後は固定資産税軽減措置(耐火建築物3年1/2)や雇用促進税制の対象になる可能性があるため、税理士との連携も忘れないようにしましょう。

• 土地法務局で用途地域を確認
• 建築士に技能実習の基準を共有し設計
• 消防設備士による避難計画書作成
• 完成後に監理団体へ図面・写真を提出
  
  

賃貸アパート物件を借り上げる方法とハードル

地方都市では、既存アパートを一棟または数室まとめて借り上げる方法がコスト面で有利です。
しかし、オーナー側が外国人入居を敬遠するケースが依然として多く、「夜勤の入退室で騒音が出るのでは」「ゴミ分別が不安」などの懸念を払拭する説明力が求められます。

宅建業法改正により2021年から国籍差別は禁止されていますが、現実には保証人を理由に断られるグレーな事例も存在します。
そこで企業は、家賃保証会社と包括契約を結び『緊急連絡24h対応』『日本語・ベトナム語ゴミ出しマニュアル』を提示することで、貸主の心理的ハードルを下げることができます。

• 月額保証料：家賃の3〜5％
• 多国語コールセンター費：1,000円/人
• 町内会あいさつで近隣理解を促進
  
  

ルームシェアで部屋割りする際の規定とトラブル防止

複数名で1室をシェアする場合、技能実習運用要領の「同室4人以内」を厳守しつつ、プライバシー確保のパーテーションやロッカー設置が必須です。

国土交通省のガイドラインでは、賃貸契約書に「共同使用部分の区分」「使用禁止物の明示」を盛り込むことが推奨されています。
トラブルの多くは私物の紛失・盗難による疑心暗鬼から発生するため、鍵付きロッカーの導入と週次の室内清掃チェックシートを運用しましょう。

さらに、男女混住は原則禁止となる点を周知し、恋愛関係のもつれによる退去トラブルを未然に防ぎます。

登録支援機関や不動産会社へ手配を委託するケース

自社で物件探索が難しい場合、登録支援機関や外国人専門の不動産会社に委託する方法があります。
登録支援機関に依頼すると、住居手配のほか生活オリエンテーションや市役所同行までワンストップで対応してくれるため、人事担当者の負担を大幅に削減可能です。

費用相場は『初期費用総額の10〜15％＋月額支援料1.5万円/人』が目安ですが、複数年契約で割引交渉も可能です。
委託する際は、支援計画書に「住居手配を外部委託する旨」を明示し、業務委託契約書を添付しないと入管審査で差し戻されるケースがあるため注意しましょう。

家賃・初期費用・保証料の負担と上限：可処分所得を守るポイント

ベトナム人技能実習生の家計を守るには、月額家賃と初期費用が手取り給与の25％を超えない設計が不可欠です。
過大な控除は「実質的な賃金未払い」とみなされ監理団体の監査で是正命令を受けるリスクがあります。

また、敷金や保証会社利用料を分割立替する場合は、賃貸借契約書・同意書・返済スケジュールを3点セットで保管し、ベトナム語訳を添付することが望ましいとされています。

ここでは、企業と実習生の財布に優しい費用配分モデルを提示し、可処分所得を確保するテクニックを詳説します。

敷金・礼金・保証金はいくら？会社負担ラインを決める

首都圏平均では家賃の1〜2か月分が敷金、1か月分が礼金として請求されるケースが一般的です。
企業が全額負担すると財務負担は大きいですが、実習生に立替させる場合は3〜6か月分の分割控除を上限に設定し、就業規則への明記が必須となります。

保証会社を利用する場合は家賃の50〜100％が初年度保証料となり、更新料は30％前後が相場です。
以下の表を参考に、自社の負担割合を決定しましょう。

費用項目	首都圏平均	地方都市平均	推奨負担比率(会社:本人)
敷金	家賃2ヶ月	家賃1ヶ月	50:50
礼金	家賃1ヶ月	0.5ヶ月	100:0
保証料	家賃0.8ヶ月	家賃0.5ヶ月	100:0

 

補助金・助成制度を活用して費用を削減する方法

自治体によっては外国人材住宅確保支援事業を実施しており、上限30万円までの改修費補助や家賃補助（月額1万円×12ヶ月）を受けられるケースがあります。

申請には『雇用契約書』『支援計画書』『賃貸契約書』の写しのほか、受入れ企業の納税証明書が必要となるため、総務・経理部門との連携が重要です。

住宅確保要配慮者法の居住支援法人と提携すれば、無料で物件紹介を受けられる自治体も存在しますので、まずは県庁または市区町村の国際課に問い合わせましょう。

• 国土交通省：住宅セーフティネット補助
• 厚生労働省：雇用安定助成（寮改修費）
• 県単独：外国人定住促進事業費補助
  
  

給与控除・家賃徴収のルールと届け出義務

家賃や水光熱費を給与から控除する場合、労働基準法第24条に基づき『賃金控除協定書』を締結し、労働基準監督署へ届出る必要があります。

控除額は総支給額の1/2を超えてはならず、超過すると行政指導の対象です。
さらに技能実習計画にも控除額を明記しなければ認定されません。

ベトナム語での説明書とサインを取得していない事例が散見されるため、必ず母国語文書を準備しましょう。

トラブル事例に学ぶ費用精算・未払い問題の対応

退去時の原状回復費用をめぐり『高額請求』としてSNSに投稿され、企業名が炎上したケースがあります。
国交省ガイドラインでは「経年劣化分は貸主負担」と定められており、クロス張替え・畳替えの全額請求は不当と判断されやすいです。

写真・チェックリストを用いた入退去時の立会いを徹底し、異議があれば第三者機関に相談窓口を紹介することで解決までの時間を短縮できます。

賃貸契約・保証人・保証会社の手続き完全ガイド

外国人技能実習生との賃貸契約では、日本語理解度の差を埋めるための多言語書式が求められます。
また、保証人確保の難しさから保証会社を使う事例が増加し、手続きは複雑化しています。

本章では、契約書作成から更新・解約まで一連のフローを具体例付きで解説しますので、自社マニュアルに落とし込む際の参考にしてください。

外国人労働者向け賃貸契約書の必須条項と説明ポイント

賃貸契約書には、部屋の用途が『共同住宅・技能実習生寮』であること、禁止行為、騒音ルールを明記する必要があります。
さらに、退去時の精算基準や火災保険加入義務を具体的に記載し、ベトナム語訳を添付することで説明不足の紛争を回避できます。

連帯保証人確保が困難な場合の保証会社利用方法

日本国内に親族がいない実習生の場合、連帯保証人を立てることは事実上不可能です。
そこで家賃保証会社の外国人プランを利用すると、賃貸人への説得材料となり入居承諾率が約30％上昇します。

審査では『在留期間』『雇用契約期間』『企業の財務内容』がチェックされるため、更新予定を含めた雇用契約書を提出すると承認されやすくなります。

緊急連絡先の設定と本人・企業側の責任範囲

緊急連絡先は在日ベトナム人コミュニティの友人や同僚を登録する例が多いですが、失踪時の連絡が取れないリスクがあります。
企業担当者を第二連絡先とし、合わせて『連絡協定書』を作成しておくと事故や疾病時の対応がスムーズです。

連絡先の個人情報は個人情報保護法に基づき適切に管理し、目的外利用禁止の旨を就業規則に追記しておきましょう。

契約更新・解約時に起こりやすい問題と対応策

更新手数料を誰が負担するか、退去日の確定が遅れ家賃二重払いになるか、といったトラブルが頻出します。
更新料の負担割合は初回契約時に書面化し、解約予告期間を『1ヶ月前』と固定して就業規則と整合させるのがポイントです。

ベトナム旧正月(テト)帰国時に解約を申し出る実習生も多いため、ピークシーズン前に意向確認アンケートを実施しましょう。

入居後の管理運営：安心できる生活環境づくりとトラブル対応

住居を手配した後も、生活マナーの周知や設備点検を怠ると近隣トラブルや事故が発生し、企業イメージを損ねる恐れがあります。
ここでは、実習生が安心して暮らし、地域社会と良好な関係を築くための運営ノウハウを紹介します。

生活ルールの周知徹底：ゴミ出し・騒音・共有設備

ゴミ出し曜日を守らない、夜間に大人数でオンライン通話をする、といったトラブルは初動の教育でほぼ防げます。
入居時にベトナム語・イラスト入りのルールブックを配布し、町内会の清掃活動に参加させることで地域との連帯感が生まれます。

共有設備の使用時間をホワイトボードで予約制にすると、浴室や洗濯機を巡る摩擦を軽減できます。

定期巡回とコミュニケーションで問題を早期発見

月1回の定期巡回では、設備破損の有無やゴミ分別状況をチェックし、写真をクラウド共有することで担当交代時の引き継ぎ漏れを防止できます。

同時に、実習生面談を実施し労務・健康面の悩みを聞き取ることで失踪リスクを低下させる効果があります。

緊急時対応マニュアルと外部機関への連絡体制

火災・地震・急病などの非常時に備えて、日本語とベトナム語の二言語避難マニュアルを寮の壁に掲示します。
119通報シミュレーション訓練を半年ごとに行い、最寄りの消防署・病院リストをスマホQRコードで共有すると実効性が高まります。

退去・原状回復費用の精算ルールを明確にする

退去申出書の提出と同時に立会日程を設定し、国交省『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』に基づくチェックシートで負担区分を説明します。

サイン入り書類と室内写真を保管し、後日請求額をめぐる紛争に備えましょう。

成功事例・失敗事例から学ぶ具体的手配フロー

他社の成功・失敗から学ぶことで、自社の住居支援体制を短期間でブラッシュアップできます。
ここでは実際に取材した3社の事例をもとに、要点を時系列で整理します。

採用前に必要な事前準備チェックリスト

採用計画段階で住居確保に着手しないと、入国後のホテル待機費用が日額8,000円以上かさむ恐れがあります。
以下のチェックリストで不足項目がないか確認しましょう。

• 寮・賃貸どちらを選択するか決定
• 家賃上限と会社負担割合を社内決裁
• 監理団体へ住居図面の提出期限を確認
• 自治体補助金の申請スケジュール把握
  
  

実績ある不動産会社との連携で住居を確保した事例

愛知県の製造業A社は、外国人専門の不動産会社と年間30室の包括契約を結び、平均空室期間を3週間→5日に短縮しました。
同社はコールセンターの24h多言語対応をパッケージ化し、貸主側の不安を解消したことで家賃も周辺相場より10％低減できました。

結果、実習生の定着率が96％に向上し、人材紹介コスト2,000万円を削減しています。

実習生の希望を尊重した部屋選びと満足度向上策

コンビニや宗教施設へのアクセスなど、生活利便性を重視すると離職率が下がります。
B社ではキャンディデート全員にGoogleフォームで希望条件をヒアリングし、徒歩15分圏内の物件を優先したことで『住みやすさ』満足度が4.8/5に向上しました。

トラブルから改善へ：失敗事例と再発防止策

建築会社C社は水回り老朽化によるカビ問題で実習生が体調不良を訴え、労基署から是正勧告を受けました。
原因は定期点検の未実施と大家への報告漏れでした。

再発防止として『設備点検アプリ』を導入し、点検結果を即時共有する仕組みを構築しました。

まとめ：今日から始めるベトナム人技能実習生住居支援ステップ

本記事では、法的基準・住居タイプ比較・費用管理・契約手続き・入居後運営・事例分析を通じて、ベトナム人技能実習生の住居支援を成功させるポイントを解説しました。

まずは『住居タイプ選定→家賃上限設定→契約書多言語化→運営マニュアル整備』の4ステップを社内で着手し、監理団体と自治体に早期相談することが成功への近道です。

この記事を参考に、実習生と地域双方が安心できる住環境を今日から整備してみてください。